若手のための“自己キャリア”

#3 MEMO入門

いいメモは生産性を向上させる

知人が取締役を務める広告制作会社でのことです。新規広告案件の社内ミーティングに入社2年目の若手デザイナーを初めて同席させたところ、メモをとる気配がまったくありません。そこで担当ディレクターが「なぜキミはメモをとらないの?」と尋ねると「大丈夫です。録音していますから」と、悪びれる様子もなく机の上のスマートフォンを指差したそうです。
ミーティングのメモ代わりにスマートフォンで録音する。さすがにそれはいかがなものかと思いますが、役立つメモを効率的にとるのは簡単なことではありません。要点を得たメモを素早くとるには経験を積むことが必要です。そこで今回は、若手でも今日から実践できるメモフォーマットをご紹介します。

新しい商品やサービスを開発する。新規事業を立ち上げる。WEBサイトや広告を制作したり改修する。社の内外を問わず、具体的な目的があるビジネスミーティングのストーリー(内容)は、ほぼ決まった要素で構築されています。その要素を把握しておけば、メモはとりやすくなり、後々役立つ資料になります。

《ミーティングの構成要素事例/菓子メーカーの場合》

1.現状 新しい目的を論じる前の現状分析(売上が落ちている)
2.課題 分析から見えてくる成長阻害要因(主力商品の顧客離れ)
3.展開 目的の核となるアクションプラン(新商品の開発)
4.方針 プラン実現に向けた実行方針策定(トレンドを視野に入れたテイスト)
5.課題 実行するための不確定要素洗出し(コストバランスの検討)
6.展望 プラン実現で期待できるメリット(費用対効果に基づく収益展望)

以上の6つの中でも特に慎重にメモしたいのが、[現状に対する課題]と[方針に対する課題]の2つのセットです。現状が充実しているのであれば新しい目的は必要ありません。不十分だからこそ新しいプランが必要なのです。そしてそこには必ず[課題]があります。ここを明らかにしているメモは、後々仕事をする上で大いに役立つ資料になります。またそのメモは、そのまま企画書に落とし込むことも可能です。

社内のミーティングであれ、クライアントからのオリエンテーションであれ、会議に臨む時は、以上6つの項目を、予めノート1ページごとに項目立てしておくこと(見出しを立てる)をお勧めします。もちろん話がこの順番で進むとは限りませんが、その場合は、今話している内容がどこの項目に該当するかを自分で判断して、そのページに箇条書きで書き連ねてゆくと良いでしょう。
ただし、広告制作依頼のオリエンテーションのように、クライアントが成果物に対して具体的なイメージを持っていない場合は、4∼6については省略。最後の項目を[要望]に変え、漠然としたイメージだけでもヒアリングできれば、そのメモは合格点。その後の実務がブレなく進むことは間違いありません。

POINT

脳科学の観点からも、手を動かしてメモをとることは、情報の整理・整頓と想起のスイッチになることが明らかになっています。つまり、メモをとるという作業は単なる事象の記録ではなく、自分なりの検証と仮説をほぼ同時に導き出す訓練でもあるのです。しかし今は、パソコンの普及で文字を書く機会が圧倒的に減っています。そんな時代の風向きから手書きのメモは敬遠されがちですが、カルチュア・コンビニエンス・クラブ創業者の増田宗昭氏や、GMOインターネットの熊谷正寿氏など、大成功しているビジネスパーソンには"メモ魔"が多いのも事実です。皆さんも今回のフォーマットを参考にしてメモをとることに慣れ、独自の"MEMOスタイル"を確立してください。

ビジネスライター 吉村高廣の視点

最近はメモのとり方が2種類あります。1つは手書きのメモです。そしてもう1つが、パソコンに向かってパチパチ打つメモです。このパチパチメモがいけません。ある日の会議で、広告代理店の若手営業がそれをやってしまいました。会議が始まってクライアントが話し出すと、パチパチ...当然目はパソコンの画面に釘付けです。しばらくすると、日ごろ温和なクライアントが「ねえ、○○さん、話聞いてる?」と、不愉快きわまりなしといった顔つきで問いかけました。その時営業は、一瞬、何が悪くて指摘されたのか分からない様子でぽかんと...。まったくもって、やれやれなひとコマでした。メモをとるのはビジネスにおいて大事な習慣です。でもそれ以上に大切なのは、相手の顔を見て話を聞くという初歩的なマナーです。

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■記事公開日:2018/06/12
▼構成=編集部 ▼文=吉村高廣 ▼画像素材=PIXTA 

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