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個人情報漏えいで数百億円の被害

2014年7月、日本有数の大手教育関連企業(学習塾運営・書籍出版)が莫大な数の個人情報の漏えいを公表しました。漏えいした件数はおよそ2000万件以上。顧客の氏名や性別はもとより、生年月日、住所、電話番号まで、一切合財の個人情報が見知らぬ企業に売買されました。
原因は、顧客情報のデータベース運用を行っていた関連会社のSEが、複数回にわたって自分のスマートフォンにコピーして持ち出したというもの。その結果、親会社である教育関連企業はお詫びの品(図書券)や授業料の減額など、約200億円という巨額の経営被害を被ったと言われています。健全な企業イメージと甚大な被害額だっただけに大きなニュースにもなり、企業の情報管理の必要性が騒がれたことは記憶に新しいかと思います。

漏えいの原因は情報管理の不備

大企業は仕事の規模が大きく業務運営の仕組みが複雑だから情報管理の徹底も必要だろうが、目が届く範囲で仕事を行う中小企業にとってはそこまで深刻なインシデントにはなり得ない...。実はそれは全くの誤解です。確かに、規模が大きくなればなるほど業務の仕組みが複雑化して関わる人が多くなります。情報はほぼパソコンで管理され、1つの情報を多くの人が共有することが増えます。その途中で、良からぬ考えを持った者が情報を持ちだす危険性が大きくなると考えるのは当然です。しかしながら情報の漏えいは、企業の大きさには関係がないようです。
では企業の大小に関わらず情報漏えいの原因はどこにあるのでしょうか。日本ネットワークセキュリティ協会が2012年度に公表した「情報漏えい原因比率」によると、約60%が情報管理(書類の保管や保存)の不備によるもの。一方、情報の不正持ち出しやインターネットの不正アクセスなどによる漏えいは、わずか5%にも満たないというのが実情です。いわば、オフィスにある紙情報の整理整頓が漏えいを防ぐポイントにもなるのです。

保存と保管の不備は生産性にも影響する

情報漏えいの比率が最も多いのは、保管と保存の不備ということですが、そもそも保管と保存にはどのような違いがあるかをご存じでしょうか?保管とは、よく使う情報を素早く取り出せるように管理すること。一方保存は、ほとんど使われないけれど法的に何年間かとっておかなければならない情報を倉庫などで管理すること。情報管理の基本は、まずこのすみ分けをきちんと行うことが第一歩です。
実はこれらが混在していると、漏えいばかりか、仕事の生産性が著しく落ちるとも言われています。デスク周りやPCの画面でも、今の仕事に不必要な情報が混在していれば、必要な情報を引き出すまでに時間がかかります。そればかりか、情報を更新した時古い情報を残していたら、間違えた情報を使ってしまうこともあり得ます。つまり、きちんとした情報管理が出来ていないとあらゆる場面でデメリットをもたらすことにもなる。皆さんのオフィスはいかがでしょう?

ほとんどの情報は紙で残す必要はない

多くの企業でなかなか情報管理が実施されない理由の1つは、法令で保管が義務付けられている紙文書の存在があります。結果、必要な情報と不必要な情報がキャビネットの中に混在する状況を招いているケースが少なくないようです。
ところが現在は、e文書法の施行(2004年11月に制定、翌年4月に施行。民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律)により、これまでは紙で保存が必要だった多くの紙情報が電子化できるようになっています。もちろん企業にとって重要なのは、ビジネスの競争力強化に他なりません。情報の保存だけに目を向けてしまえば、情報の電子化は単なる「お片付け」になってしまいますが、電子化された情報を上手に活用し安全に運用できれば、業務の効率化が図れますし経営の観点からも大きなメリットを生みだすことは間違いないでしょう。情報セキュリティの観点からも、生産性向上の観点からも、改めて情報管理に目を向け、オフィスから紙を減らすことを考えてみてはいかがでしょうか。
Takahiro Yoshimura
吉村高廣
日本テレビ系列静岡第一テレビ(SDT)、株式会社マドラコミュニケーションズでキャリアを積み、広告制作を主とする有限会社レイジェスを創設。代表取締役。提案型のコピーライター、クリエイティブディレクターとして各界の広告制作プロジェクトに参画。また書籍の出版プロデューサーとして数多くのビジネス書の企画編集に携わる。
代表的なCEOへのインタビューをはじめ、ビジネス最前線で活躍するキーマンや医療、教育関連の有識者、著名人の取材など多数。ビジネスキーパーソンとのネットワークも広範に持ち、幅広い人脈の中で企業の広告広報活動に寄与する
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■記事公開日:2015/02/19
▼編集部=構成 ▼監修=清野裕司 ▼編集部ライター・吉村高廣=文 ▼タイトル=大木恵子 ▼写真=素材辞典

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